LOGÍSTICA PARA ENVIAR MATERIAL DE PRENSA
1. Cómo presentar su material
1.1 Papel para el comunicado de prensa
Siempre será apropiado usar el papel membrete de la Compañía.
Para lograr el máximo de credibilidad e impacto y para cierto tipo de historias, a veces vale la pena trabajar en conjunto con, por ejemplo, instituciones académicas que han llevado a cabo investigaciones en la localidad, alcaldías o ong’s que elaboren informes relevantes. En estos casos es positivo usar su papel membrete. Si la historia ha sido desarrollada en conjunto con una organización de terceros (grupos profesionales o de especilistas en el tema), entonces usar su papel membreteado en conjunto es la mejor opción generalmente.
Título del comunicado de prensa
El papel en el cual se distribuirá el comunicado de prensa debe estar claramente marcado con las palabras COMUNICADO DE PRENSA. Ese mismo comunicado debe a su vez llevar un título corto y enérgico que resuma el contenido de forma sucinta.
Factores importantes y puntos para incluir en el comunicado:
· Fecha en la que se envía el comunicado. Hay que asegurarse que la fecha sea del día en que se envía. Si se desea que la información aparezca en una fecha determinada, hay que marcar el comunicado con una nota sobre la hora y la fecha en la cual puede ser reproducido.
· Nombres y detalles de cómo comunicarse con por lo menos dos personas que puedan ser contactadas para obtener mayor información. Típicamente serán el gerente, el comunicador y/o el especialista en el tema o protagonista de la historia. La persona que sirve de contacto debe ser alguien que ha sido autorizada y preparada para hablar con los medios a nombre de la Compañía.
1.2 Estilo y formato
Se deben elaborar comunicados concisos. Los periodistas con frecuencia rechazan los comunicados de prensa de más de una página, con oraciones muy largas y con terminología excesivamente técnica.
1.3 Las citas
Mientras sea posible se deben incluir citas de portavoces independientes. Utilice la cita para comunicar sus mensajes más importantes. Las opiniones y respaldos personales le dan al comunicado credibilidad e impacto y logra una mayor posibilidad de que el periodista escriba la historia comunicando su mensaje clave.
Hay que asegurarse de haber obtenido autorización para cualquier de las citas de los portavoces involucrados.
1.4 Cómo ajustarlo a las diferentes audiencias
Es vital producir versiones específicas de los comunicados para cada uno de los sectores internos o externos que conocerán la información. Por eso aunque el mensaje sea el mismo deben existir formas apropiadas para distribuir el mensaje para cada audiencia interna o externa.
1.5 Programación
La programación para distribuir el comunicado de prensa depende de para cuándo se quiere que lo publiquen los medios y de la frecuencia de emisión de la publicación. Si el objetivo son los diarios, hay que enviar el comunicado solo uno o dos días antes de cuando se quiere ver la historia impresa.
Hay que tener en cuenta las publicaciones diarias, semanales, mensuales. Antes de enviar la comunicación. Se debe recordar la verificación de las fechas límite.
2. MATERIALES DE SOPORTE
Además del comunicado de prensa se puede armar un paquete de prensa que contenga los materiales de soporte que provean contexto, antecedentes y soporte para la historia. No existen reglas fijas sobre el contenido de un paquete de prensa pero puede incluir videos, fotos, piezas publicitarias, material informativo elaborado Compañía o sus colaboradores.
Cómo enviar los materiales de medios: logística
1. Hay que llamar a los periodistas a quienes se quiere enviar los materiales de medios. Así se hace el contacto inicial, se despierta su interés y determina la forma en la que ellos desean recibir la información (correo electrónico, fax, correo físico, por teléfono o cara-a-cara.)
2. Se puede hacer seguimiento llamándolos después que hayan recibido el comunicado para ver si tienen alguna pregunta. Esto también da la oportunidad de aclarar, reforzar o profundizar la información.
